Un congrès, une réunion d’affaires, un atelier, une fête interne pour les employés : comment organiser un événement d’entreprise ? Chaque occasion nécessite une planification minutieuse et un programme précis pour faire de l’événement un succès. Voici quelques conseils pour rendre votre événement d’entreprise parfait.

Organiser un événement d’entreprise : Par où commencer ?

Pour organiser un événement d’entreprise, il faut tout d’abord planifier. En fonction de la taille de l’événement, il faut en effet calculer le temps nécessaire pour réaliser toutes les phases de l’organisation ; dans certains cas, il est nécessaire de commencer le travail plusieurs mois à l’avance, d’autres fois, par exemple dans le cas de congrès internationaux, même un an à l’avance.

Quoi qu’il en soit, pour chaque occasion, la première étape est de procéder à une analyse minutieuse du type d’événement d’entreprise auquel vous êtes confronté, car chacun sera différent des autres et aura donc des caractéristiques et des besoins différents.

Voici les principaux points que vous devrez prendre en compte lors des premières étapes de l’organisation d’un événement d’entreprise.

Objectifs de l’événement d’entreprise

La première chose que vous devez vous demander est : quel est le but de l’événement d’entreprise ? Cette première étape est d’une importance fondamentale car elle va déterminer toute la stratégie d’organisation et de promotion ultérieure. Il peut s’agir :

  • d’un congrès
  • d’une fête interne
  • d’un cours de formation
  • d’un anniversaire
  • de l’inauguration d’un nouveau bureau
  • d’un nouveau projet
  • d’une initiative caritative ou sociale

Chaque occasion nécessitera alors certains choix organisationnels et marketing qui doivent être établis dès le départ.

Public ciblé

Chaque événement d’entreprise a son propre public cible : Il peut s’agir des employés eux-mêmes, de clients, de partenaires ou d’un public encore plus large.

L’identification du public cible est également un élément primordial car elle vous permet de sélectionner la meilleure méthode de promotion afin d’impliquer au maximum les invités.

Budget disponible pour l’évènement

Pour comprendre comment organiser un événement d’entreprise, il est certainement nécessaire d’évaluer d’abord le budget disponible : De celui-ci, en effet, dépendra le nombre d’invités, le type de lieu, la restauration ou les intervenants à choisir, en fait, en fonction des ressources disponibles ainsi que des besoins dictés par l’événement lui-même.

Organisation de l’équipe

Pour organiser un événement d’entreprise, vous avez besoin de plusieurs personnes, dont chacune aura un rôle spécifique. Pour la promotion, les grandes entreprises s’appuient généralement sur le département marketing, au sein duquel les collègues se partagent les tâches d’organisation.

Si vous ne disposez pas de ces professionnels en tant qu’employés internes, il est préférable de faire appel à des professionnels externes ou à des agences spécialisées dans la gestion d’événements pour être sûr que l’organisation de l’événement d’entreprise soit vraiment irréprochable.

Organiser un événement d’entreprise : Comment choisir le jour et le lieu ?

La deuxième phase de l’organisation d’un événement d’entreprise consiste à faire certains choix qui détermineront ensuite toutes les phases suivantes.

La date de l’évènement

Si l’événement en question est une fête pour une occasion spécifique, la date est déjà fixée : dans ce cas, il suffit de bien calculer le temps et de commencer à tout planifier bien à l’avance.

Dans tous les autres cas, en revanche, il faut procéder de la manière suivante :

  • Tout d’abord, il faut identifier la meilleure période, en essayant d’éviter celles proches des vacances et des jours fériés car il y a le risque d’obtenir peu d’adhérences
  • Ensuite il faut choisir la date exacte et dans ce cas il faut se baser essentiellement sur deux facteurs, c’est-à-dire les besoins de l’entreprise et la disponibilité des éventuels invités ou intervenants.

Dans ce dernier cas, il est conseillé de contacter d’abord les personnes directement concernées afin de se faire une idée des dates possibles.

La location d’un lieu pour l’évènement

Chaque événement d’entreprise requiert un certain type de lieu : si l’entreprise dispose de salles internes, vous pouvez certainement les utiliser pour les fêtes d’entreprise. À moins que vous ne disposiez pas d’une salle adaptée dans l’entreprise, dans le cas de réunions d’affaires, de conférences ou de rencontres avec des partenaires et des clients, il convient toutefois de toujours choisir un lieu facilement accessible (par exemple, près de la gare pour ceux qui viennent de l’extérieur de la ville) et habitué à accueillir ce type d’événements, comme un hôtel ou une salle de conférence à louer.

Le choix de la restauration

Pour tout type d’événement d’entreprise, il est nécessaire de prévoir un service de restauration.

Même s’il ne s’agit pas d’une fête, mais d’un congrès ou d’une demi-journée de formation, en effet, pour que l’événement soit parfait, il est toujours nécessaire de prévoir un moment de pause et de convivialité pour vos invités, comme un rafraîchissement, un brunch ou un apéritif, selon le programme.

L’important est de s’adresser à des entreprises spécialisées, de goûter d’abord quelques plats pour éviter les mauvaises surprises et de toujours proposer des choix qui plaisent à tout le monde ou répondent à des besoins spécifiques : Par exemple, il faut toujours inclure dans le menu quelques plats végétaliens et quelques plats sans gluten.

Comment promouvoir votre événement d’entreprise ?

La troisième et dernière étape est tout aussi importante que les deux premières, si ce n’est plus. Pour qu’un événement d’entreprise soit réussi, il doit être annoncé de différentes manières, en tenant toujours compte de sa nature et des invités.

Que vous vous adressiez à une agence d’organisation d’événements ou que vous l’organisiez vous-même, pour la promotion de tout événement d’entreprise, vous devez réfléchir aux moyens et aux méthodes qui seront les plus efficaces à cette occasion particulière.

Rédiger une invitation formelle

En effet, en créant l’invitation à un événement d’entreprise, vous vous exprimerez au nom de votre entreprise, vous la représenterez ainsi que ses plus hauts dirigeants, ce qui fait de la rédaction d’une invitation formelle une activité plutôt délicate. Vous devez également penser que tout ce que vous écrivez sera, dans la plupart des cas, lu par des personnes qui occupent des postes importants dans d’autres entreprises, parmi lesquelles il pourrait également y avoir des entreprises partenaires de la vôtre.

En réalité, comprendre comment rédiger une invitation formelle à un événement semble plus compliqué que cela ne l’est en réalité. C’est pourquoi, dans cet article, on vous guidera dans la préparation de ce type d’invitations, en vous donnant des conseils et en vous indiquant les bonnes précautions à prendre.

Avant de vous présenter des suggestions, on vous recommande de vous renseigner sur l’événement lui-même et de trouver des informations sur les invités, notamment leur liste, les noms complets des postes occupés ou de la société et, bien sûr, leurs coordonnées.

De cette façon, vous aurez une idée plus claire et plus complète de l’initiative, ce qui vous permettra de réaliser l’invitation de la manière la plus correcte.

Après avoir rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin, vous pouvez vraiment commencer à préparer vos convocations.

Saisissez les bonnes informations

L’invitation doit contenir des informations spécifiques afin que les destinataires puissent comprendre clairement la nature de l’initiative et par qui elle est promue, ainsi que pour leur permettre de se rendre facilement au lieu où elle est organisée.

Par conséquent, les éléments suivants ne doivent pas manquer dans votre invitation officielle à un événement :

  • Nom de votre entreprise ou prénom et nom de la personne de qui émane la convocation.
  • Nom et prénom de l’invité, en mettant toujours le titre académique en premier.
  • La nature de l’événement : il faut préciser s’il s’agit d’un dîner, d’un déjeuner, d’un congrès, d’un concert.
  • Le lieu où se déroulera l’initiative, en indiquant l’adresse bien sûr.
  • La date et l’heure, afin de permettre à l’invité de s’organiser à temps.
  • Un contact, de préférence un numéro de téléphone pour confirmer la participation.
  • Des instructions sur les vêtements à porter.

Utilisez le bon ton

Après avoir clarifié ce que vous devez écrire dans votre invitation formelle, il est important de trouver la manière appropriée de la rédiger.

Étant donné la nature de la communication, le langage à utiliser est fondamental : les invitations formelles pour des événements doivent toujours être claires et concises, mais aussi élégantes. On vous suggère d’utiliser un langage poli et courtois, en faisant les bonnes salutations mais sans utiliser trop de mots ; après tout, il s’agit d’une invitation, il n’y a donc pas besoin de dire grand-chose d’autre que les informations décrites ci-dessus.

Pour votre invitation à un événement formel, l’utilisation de la troisième personne du singulier est indispensable. L’utilisation du Lei, en effet, est synonyme de politesse et donne un ton plus officiel à l’ensemble de la communication.

Choisir le format et la mise en page de votre invitation

L’important sera la qualité du papier. En fait, l’utilisation d’un grammage assez important contribuera à augmenter la qualité de votre invitation, la rendant plus élégante et raffinée grâce à son impact esthétique et tactile.

Que vous choisissiez une carte ou une carte pliée, n’oubliez jamais de les envoyer dans une enveloppe personnalisée, qui doit porter le logo de l’entreprise s’il s’agit d’un événement d’entreprise. Pour celui-ci aussi, portez une attention particulière à la qualité de son papier, et n’oubliez pas d’y inscrire le nom du destinataire, selon les instructions indiquées dans cet article.

Pour ce qui est de la présentation de votre invitation formelle à un événement, elle doit être aussi sobre et raffinée que possible. Il faut donc éviter d’insérer des images, se limiter au logo de l’entreprise et structurer le corps du texte en le centrant et en l’aérant dans la présentation. En suivant ces conseils, votre invitation sera facile à lire, soignée et ordonnée.

Maintenant que vous savez ce qu’il faut écrire et comment l’écrire, mettez-vous au travail et commencez à réaliser vos invitations formelles pour des événements : vous pourrez ensuite les imprimer facilement grâce au service de haute qualité de vos prestataires.

Création de matériel promotionnel

Si vous organisez un grand événement d’entreprise, comme un congrès national ou international, une réunion avec des invités célèbres ou un événement caritatif, il est judicieux de créer une brochure d’information à distribuer aux participants, contenant le programme de la réunion et toutes les informations utiles.

Avec internet, vous pouvez créer vos propres brochures en quelques étapes simples : il vous suffit de configurer le produit selon vos préférences, puis de télécharger le fichier contenant les graphiques et le texte à imprimer.

En outre, pour faire connaître l’événement, il est souvent utile de créer des dépliants à distribuer dans l’entreprise ou parmi les clients et partenaires, ou des affiches à accrocher dans les locaux de l’entreprise ou dans le lieu choisi pour illustrer le programme de la journée aux clients.

Diffusion d’un communiqué de presse

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise de haut niveau, il faut penser à publier un communiqué de presse qui met en valeur non seulement l’événement lui-même, mais aussi et surtout l’entreprise qui l’organise, afin de renforcer l’identité de la marque aux yeux de son public.

Dans ce cas, le département marketing ou le professionnel chargé de la promotion de l’événement d’entreprise doit rédiger le communiqué de presse en prenant soin d’y inclure ces informations :

Le communiqué de presse doit être envoyé, avec la brochure d’information contenant tous les détails, à tous les journaux, radios et télévisions locaux ou nationaux jugés appropriés afin qu’ils puissent en rendre compte et contribuer ainsi à la promotion de l’événement.

Publicité de l’événement d’entreprise sur le web

Aujourd’hui, aucune entreprise ne peut ignorer l’utilisation du web pour ses activités promotionnelles.

C’est pourquoi, lorsque vous organisez un événement d’entreprise, vous devez toujours consacrer du temps à la publicité en ligne : Si vous avez déjà rédigé un communiqué de presse, vous pouvez l’utiliser et le publier sur le site web de votre entreprise et sur les espaces dédiés à votre entreprise dans les différents réseaux sociaux, avec la brochure d’information. Sur le web, on vous recommande également de mettre en avant les aspects les plus pertinents de votre événement : Si, par exemple, des personnes célèbres seront présentes, essayez de souligner ce détail, notamment sur les réseaux sociaux.

Communication par liste de diffusion

Toutes les entreprises organisent généralement leurs contacts en listes de diffusion, en les répartissant, par exemple, entre clients, partenaires ou employés.

Après l’envoi de l’invitation à l’événement d’entreprise, surtout si l’événement a lieu plusieurs mois après la communication, il est conseillé d’envoyer un rappel à vos invités avec un message par le biais de la liste de diffusion, en leur demandant, s’ils ne l’ont pas déjà fait, de communiquer s’ils seront présents ou non, afin que vous puissiez établir une liste des personnes présentes et des accompagnateurs éventuels.

Maintenant que vous savez comment organiser un événement d’entreprise, il ne vous reste plus qu’à vous mettre au travail pour créer votre matériel promotionnel !

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