Un workflow est un processus qui comprend une série d'étapes aboutissant à la réalisation d'une tâche spécifique. L'ensemble de ce procédé est organisé et revu de manière systématique afin d'optimiser le rendu d'un travail donné. En leadership, un bon workflow favorise une meilleure gestion des différents membres de l'entreprise. Cependant, exécuter un tel programme nécessite de suivre des étapes précises.
Analysez les workflows
Les tâches contribuent à atteindre un objectif final, qu'elles soient simples ou complexes. Certaines d'entre elles sont quotidiennes : optimiser le tableau de bord, planifier des réunions, mettre à jour des bases de données, etc. Il s'agit de tâches fastidieuses qui sont néanmoins indispensables pour le bon fonctionnement de votre entreprise. D'autres tâches connexes peuvent aussi faire gagner du temps et de l'argent :
- envoyer des emails à des clients ciblés ;
- confirmer des commandes ou des rendez-vous toujours via des emails ;
- création et distribution des rapports financiers ;
- suivre les heures de travail, etc.
Comprendre les workflows de votre entreprise est donc primordial. Le fait de les documenter et de les analyser parait encombrant et fatigant. Toutefois, cela permettra de localiser les obstacles, les faiblesses et les redondances du système. À long terme, corriger ces problèmes permettra l'optimisation de vos opérations commerciales.
Établissez une communication sans distraction
La manière dont travaille l'ensemble de votre équipe peut permettre de résoudre les problèmes logistiques au sein de votre organisation. Ceci est encore plus important lorsque les membres clés font partie de différents départements de l'entreprise. Ils pourraient passer des journées entières à rédiger des emails en guise de relayeurs d'information. Une telle approche ne fera que les distraire et les empêcher de réaliser des expériences inédites et profitables. Vous avez donc le devoir de fournir à votre équipe des espaces de communications physiques ou virtuels pour échanger sans distraction. Pour cela, il existe des plateformes de dialogue spécialisées dans la planification d'évènements par exemple. Vous pouvez aussi louer une salle équipée où rassembler votre équipe, pour qu'elle soit réellement productive.
Automatisez certaines missions
Ne pensez pas que le rôle du travail en équipe est de s'assurer de toujours avoir une logistique parfaite. C'était le cas il y a encore quelques années, mais depuis, les choses ont changé. Aujourd'hui, le rôle de votre équipe est de :
- trouver le moyen d'attirer des prospects sur votre plateforme ;
- réaliser des expériences mémorables durant un évènement ;
- mettre en place une stratégie marketing en adéquation avec les objectifs de votre marque ;
- définir des stratégies qui conduiront à des relations professionnelles solides avec vos clients, etc.
Cependant, la mise en place d'une logistique correcte dans la plupart des cas requiert beaucoup de temps et toutes les ressources à disposition. Pour surmonter ces contraintes en tant que leadership, vous pouvez automatiser certaines tâches. À cet effet, il existe des plateformes virtuelles de gestion d'évènements et d'outils digitaux. Elles vous permettront de réaliser des analyses marketing efficaces. Ainsi, vous pourrez choisir les solutions les plus appropriées.
Optez pour un guichet unique
Savoir gérer la numérisation de la logistique à l'aide d'un dashboard unique va faciliter la tâche à votre équipe. En effet, il est préférable d'utiliser un seul logiciel pour gérer un évènement entier que d'acheter plusieurs applications pour résoudre des problèmes individuels. D'aucuns pensent que plusieurs outils digitaux et applications à fonction unique sont préférables à une plateforme massive. Détrompez-vous ! Si cela est vérifié pour les grandes industries aux problèmes divers, ce n'est pas toujours le cas. Quand il s'agit de la planification d'un évènement, les logiciels spécialisés sont programmés pour prendre en main toute la chaîne logistique. Ils sont livrés avec toutes les fonctions nécessaires et regorgent d'une multitude de solutions. Apprenez à rationaliser le workflow de votre équipe. En l'occurrence, optez pour un service de data visualisation unique qui présente les aspects et les caractéristiques de votre organisation.
Aidez votre équipe à mettre en place un protocole de planification
Mettre en place un protocole de planification demande des réponses à des questions bien précises :
- Quelles sont les étapes de la planification de l'évènement ?
- Quelles seront la première phase, la deuxième et les suivantes ?
- Quelle méthode choisir pour bien mener la campagne marketing ?
En tant que leader, vous devez mettre en place un protocole strict à suivre. Il vous sera bénéfique dans la planification d'un ou plusieurs évènements ou pour l'authentification d'une marque. Exposez ce protocole étape par étape. Cela aidera chaque membre de l'équipe à bien cerner l'étape qui suit.
Mettre en place un OKRs (objectifs clés) clair
Dans toutes entreprises, il faut savoir définir des objectifs clés assez précis. Si vous organisez un évènement, quelle est la raison principale pour laquelle vous le faites ? Cherchez-vous à attirer de nouveaux prospects ? Ou alors, souhaitez-vous renforcer la fidélité de votre clientèle déjà existante ? Voulez-vous organiser une analyse des données pour mieux référencer votre marque dans le vaste milieu des affaires ? Comment comptez-vous mesurer l'impact ou le succès de votre évènement ? Les réponses à ces différentes questions pourront aider votre équipe de planification à mieux communiquer sur le bon objectif à atteindre et les résultats à obtenir. Cela fournira ainsi une vision dégagée des indicateurs clés pour permettre aux membres de votre équipe d'évaluer leurs efforts.