Arrivés au sein des entreprises voici près de trente ans maintenant, les services de messagerie ont su évoluer pour devenir désormais des solutions complètes permettant l'échange de messages bien sûr, mais aussi le travail collaboratif, la gestion d'agendas ou encore de projets. De telles fonctionnalités sont devenues indispensables même aux plus petites entreprises pour communiquer en interne comme vers l'extérieur. Pourquoi ces dernières optent-elles pour l'externalisation de ce service ? Ce mode de fonctionnement convient-il également aux plus grandes structures ? Vous le saurez en prenant connaissance des informations présentes dans le texte ci-dessous.
Faire le choix de la fiabilité et de la sécurité
Toute entreprise, quel que soit son domaine d'activité, doit pouvoir s'appuyer sur un système de messagerie électronique performant. Sur le marché, vous trouverez de nombreuses solutions disposant en plus de fonctions annexes. C'est notamment le cas de la messagerie collaborative. Celle-ci permet la synchronisation des applications sur différents supports (pc, tablette ou smartphone) tout en partageant l'information. Plusieurs collaborateurs peuvent ainsi travailler ensemble sur un même document ou projet.
Sur le plan de la sécurité, les messageries externes collaboratives présentent toutes les garanties essentielles à la protection des données sensibles de l'entreprise. L'ensemble des échanges pourra ainsi être crypté, ce qui évitera toute interception malveillante. Des protections plus classiques du type anti-spam et anti-virus seront également chargées de surveiller les mails. Il faut en effet savoir qu'une entreprise reçoit chaque jour plusieurs tentatives de piratage ou d’intrusion par ce biais. Pour une meilleure efficacité, vous n'oublierez pas non plus de sensibiliser les utilisateurs à la question essentielle du piratage et des tentatives de phishing. Ces derniers restent en effet le point faible de tout système de protection, aussi performant soit-il.
Idéal pour les travailleurs distants !
L'externalisation de la messagerie offre également des possibilités nouvelles. Ainsi, une entreprise multi-site n'éprouvera plus autant de difficulté à partager l'information rapidement et de manière fiable. Les échanges entre le siège et les collaborateurs en déplacement (commerciaux, techniciens etc) vont aussi être simplifiés offrant ainsi de nouvelles perspectives professionnelles. Les travailleurs nomades auront donc, comme n'importe quel autre employé, accès à la boîte mail, aux agendas, aux documents partagés et à l'ensemble des contacts. Cela facilitera grandement l'organisation des tâches ce qui devrait impacter favorablement la performance. Certains d'entre eux auront également le sentiment d'être moins "déconnectés" du siège.
Enfin, il ne faut pas sous-estimer non plus la montée en puissance depuis quelques années du télétravail. La récente crise sanitaire liée à COVID-19 a, de plus, fait prendre conscience à de nombreuses entreprises qu'il était primordial de pouvoir compter sur un service de messagerie externalisée. En permettant aux collaborateurs d'accéder aux données de la société depuis la connexion internet de leur domicile, il a en effet fortement participé à la poursuite de l'activité malgré le confinement.
Faites des économies
Si malgré vos sollicitations, votre chef ne comprend pas encore les intérêts d'une messagerie externe collaborative, il vous reste un argument qui ne devrait pas le laisser insensible cette fois-ci. En effet, en stoppant l'hébergement en interne du serveur, vous aurez une meilleure visibilité sur les coûts. Vous pourrez par exemple opter pour une solution de paiement au mois dont le montant variera en fonction du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités annexes dont que vous utiliserez. Ce système facilitera grandement la gestion d'une partie du budget informatique de l'entreprise.
Vous vous épargnerez aussi la prise en charge des opérations de maintenance ou de la mise en œuvre des évolutions logicielles. Les applications de messageries sont l'une des cibles favorites des pirates, aussi les mises à jour liées à la sécurité du système sont nombreuses. Pour les plus petites entreprises, il est souvent délicat de disposer des ressources en interne pour effectuer ce genre de tâches pourtant indispensables. En cas de pannes matérielles graves, vous n'aurez pas non plus à investir dans l'achat d'un serveur ou sa réparation. Enfin, de nombreuses sociétés vous offriront également le déploiement de leur solution sur le parc de machines de votre entreprise.